Organiser une soirée étudiante sans risques

Les études supérieures ne se limitent pas qu’aux cours, révisions et exams … c’est aussi LA PÉRIODE des fêtes étudiantes et leur organisation nécessite une préparation particulière. Voici donc nos conseils pour une soirée étudiante sans risques pour qu’aucun incident ne vienne gâcher la fête !

Une soirée étudiante, ça se déclare !

Loin d’être une soirée ordinaire entre amis, la soirée étudiante est censée accueillir un large public. Et qui dit soirée, dit boissons et divertissements. Veille dans ce cas, à ce que tout se fasse dans le respect de la législation, bien évidemment.

L’organisation d’une soirée étudiante sans risques nécessite beaucoup de moyens, alors avant de l’envisager, rapproche-toi d’une association étudiante existante ou alors crées-en une puis déclare-la auprès de la préfecture. L’association doit être composée d’au moins deux personnes.

Bien s’entourer et répartir les tâches

L’organisation d’une soirée étudiante est loin d’être aussi facile qu’il n’y paraît, mobiliser une équipe d’amis motivés et dotés d’un certain savoir-faire est nécessaire si ce n’est obligatoire.

Avec ton groupe, tu pourras mettre en place un planning pour gérer la logistique que requiert ce type d’événement. Chacun se verra déléguer une tâche précise : réservation du lieu, distribution des flyers, organisation de la sécurité, gestion des boissons, stand de prévention....

N’hésite pas à faire régulièrement le point avec ton équipe pour évaluer l’avancement des préparatifs. Tu l’as compris, pour que ta soirée étudiante se passe sans risques, tu dois faire participer tout le monde. N’oublie pas, la communication est l’outil principal qui permet d’anticiper tout imprévu ! Pense également à ouvrir une billetterie en ligne pour simplifier la gestion des entrées et permettre aux participants de réserver facilement leur place

Réfléchir à l’offre de consommation

En tant qu’organisateur, tu dois également réfléchir aux offres de boissons : alcool, cocktails non alcoolisés, boissons énergisantes, soft-drink, eau minérale…

Si tu organises ta soirée étudiante via une association, tu devras obtenir une autorisation municipale pour mettre en place un débit de boissons. Les boissons doivent appartenir à la catégorie I (sans alcool) et à la catégorie III (vin, bière, champagne, cidre...). Les boissons de la catégorie IV (rhum, liqueurs édulcorées…) et les boissons de la catégorie V (whisky, gin, vodka...) ne sont pas autorisées.

N’oublie pas que la surconsommation d'alcool comporte de vrais risques et qu’elle peut très vite engendrer débordements et accidents. Dès lors, c’est ta responsabilité en tant qu’organisateur qui est engagée.

Pour une soirée étudiante sans risques, la distribution d’alcool doit être réfléchie et encadrée, n’hésite pas à prendre certaines mesures parmi lesquelles :

• limiter l’installation de stands afin de réguler la consommation d’alcool ;
• retarder le service des boissons alcoolisées ;
• engager des barmen compétents et responsables qui utilisent des doseurs ;
• prévoir un stock restreint d’alcool ;
• proposer eau et nourriture (sandwichs, gâteaux…) ;
• ne pas servir les personnes fortement alcoolisées ou en état d’ivresse avancé.

Même si tu as pensé à tout pour que ta soirée étudiante se déroule sans risques, tu n’es pas à l’abri d’imprévus ! Raison pour laquelle HEYME te propose de souscrire une assurance multirisques association afin de protéger ton association, tes locaux et tes biens aussi bien financièrement que juridiquement. Un contrat qui comporte plusieurs garanties :

• la responsabilité locative de l'association en tant qu'occupant du local hébergeant son siège social ;
• les dommages aux biens contenus dans le local en cas de vol, incendie, explosion ou dégâts des eaux ;
• la Responsabilité civile association en tant qu'organisateur de manifestations (l'intoxication alimentaire étant garantie) ;
• la responsabilité vis-à-vis du propriétaire pour les dommages matériels causés à l'immeuble pendant une occupation temporaire des locaux durant les manifestations ;
• la responsabilité vis-à-vis des voisins et des tiers : dommages matériels et immatériels.

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Penser sécurité et premiers secours pour une soirée étudiante sans risques

Pour assurer le bon déroulement de ta soirée étudiante, un dispositif de sécurité sera obligatoire pour maîtriser tout genre de comportements inappropriés.

Si tu comptes organiser ta soirée étudiante dans une salle, pense à vérifier qu’elle dispose d’une autorisation permanente d’incendie et de secours. Dans le cas contraire, une demande de ce genre devra être effectuée auprès de la mairie, minimum un mois, avant la date prévue de ta soirée.

Par ailleurs, en suivant une formation PSC1 (prévention et secours civiques de niveau 1), tu pourras maîtriser les gestes élémentaires de premier secours pour pouvoir faire face à certaines situations critiques : malaise, traumatismes, perte de connaissance, arrêt cardiaque… De quoi garantir une soirée étudiante sans risques, même en cas de force majeure.

Cette formation d’une durée de 8 heures, ne nécessite aucun prérequis ou connaissances particulières. Certaines universités et écoles, en partenariat avec des associations, proposent des formations gratuites ou à tarifs réduits dispensées par des instructeurs certifiés. Renseigne-toi auprès de ton établissement pour plus d’informations.

Surveiller les départs

Le but de ta soirée étudiante, est que les participants passent un moment agréable et en gardent d’excellents souvenirs. Pour atteindre cet objectif, fais de la prévention en valorisant les comportements responsables ! Tu peux par exemple proposer aux conducteurs une charte d'engagement. En la signant, ils s'engagent à être les capitaines de soirée et à ne pas consommer d'alcool tout au long de la soirée.

Une soirée étudiante sans risques passe aussi par la distribution d'éthylotests au moment du départ. Une notice explicative concernant leur mode d’utilisation sera également utile.

Pense aussi à communiquer des informations sur les autres moyens de transport disponibles : taxis, voitures de transport avec chauffeur (VTC) ...

Te montrer responsable et ne rien négliger, voilà ce qui te permettra d’organiser une soirée étudiante sans risques. Tu sais ce qu’il te reste à faire, à présent !